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Secretos excel aprenda facil rapido que te ayudara

Secretos excel aprenda facil rapido que te ayudara Toda herramienta tiene sus secretos.  Esos trucos que te ahorran tiempo al permitirte hacer las cosas de forma más rápida y eficiente. Comandos no habituales que te permiten ser mas productivo. Con frecuencia la experiencia es la que te permite ir conociendo y dominando algunos de estos trucos.

En este artículo compartimos una selección de algunos de los que creemos los secretos de Excel menos conocidos.

1. NAVEGAR CON RAPIDEZ ENTRE DISTINTOS LIBROS Y HOJAS EXCEL.

Cuando trabajas con varios libros Excel abiertos al mismo tiempo puedes perder un valioso tiempo navegando entre los mismos. CTRL + TAB es el método abreviado que vendrá al rescate para navegar con facilidad entre varios libros Excel. Este método abreviado también te funcionará en otras aplicaciones pudiendo por ejemplo emplearlo para navegar entre pestañas de tu navegador. ¡Verdaderamente útil!

Adicionalmente te dejamos un par de tips adicionales que todo Excel Rockstar debe saber para moverse con eficiencia dentro de un mismo libro Excel: si quieres moverte una hoja hacia la derecha emplea el método abreviado CTRL+AV PAG (Avanzar Página), o para moverte una hoja hacia la izquierda emplea CTRL + RE PAG (Retroceder Página).

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2. HAZ QUE TUS CELDAS HABLEN.

¡Estoy seguro que poco conocen este secreto, una verdadera joya oculta! Excel dispone de características de conversión de texto a voz (en inglés). Esto lo hace capaz de leer la información que contienen las celdas. ¿Cómo hacerlo? Para habilitar esta funcionalidad tan solo debes seguir los siguientes pasos:

  • Ir a Archivo > Opciones > Personalizar Cinta de Opciones.
  • En el menú desplegable “Comandos disponibles en” selecciona “Todos los comandos”.
  • Busca el comando “Leer celdas” entre la larga lista de comandos que te aparecerá.
  • Tendrás que decidir en que pestaña quieres agregar el comando “Leer celdas”. En nuestro caso decidimos agregarlo en la pestaña Inicio, como parte de un nuevo grupo personalizado.
  • Para crear el nuevo grupo personalizado haz clic derecho sobre el grupo donde quieres insertar el nuevo comando y selecciona la opción Agregar nuevo grupo (ejemplo clic derecho sobre el grupo Modificar).
  • Cambia el nombre del nuevo grupo a “Leer celdas”. Haz clic entonces en el botón Agregar>>.
  • Haz clic sobre el botón Aceptar. ¡Ya habrás agregado tu nuevo comando “Leer celdas”.
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Para probar su funcionamiento escriban algún texto en una celda, selecciónenla y hagan clic sobre el botón Leer Celdas.

3. EMPLEAR OPCIONES DE AUTO-CORRECCIÓN PARA CARGA VELOZ DE DATOS.

Por defecto las opciones de auto corrección nos permiten hacer cosas muy útiles como automáticamente colocar la primera letra en mayúscula en el nombre de los días, la primera letra de una oración o corregir el uso accidental del Caps Lock. Pero un uso poco conocido de las funciones de auto corrección como método para escribir más rápido palabras frecuentes.

Por ejemplo, si empleas la palabra “indicadores” de forma frecuente no es necesario que la escribas completa una y otra vez. Basta con que una vez vayas a Archivo > Opciones de Excel > Revisión > Opciones de Autocorrección. Alternativamente puedes emplear también el método abreviado: ALT+T+A. Para nuestro ejemplo remplazamos la abreviatura “ind” con la palabra indicadores.

 

4. OPERADORES PARA BÚSQUEDAS POCO PRECISAS.

Con seguridad muchos ya conocen como realizar búsquedas de texto en Excel empleando para ello el comando de Búsqueda y Referencia, Inicio > Modificar > Buscar y Seleccionar, o empleando el método abreviado CTRL + B. No obstante quizás pocos saben que existen dos operadores que nos permiten realizar búsquedas poco precisas en Excel, cuando no estamos seguros del resultado que queremos obtener: el signo de interrogación y el asterisco.

  • Signo de Interrogación (?): Podemos emplearlo cuando deseamos hacer una búsqueda de una palabra sobre la que no estamos seguros de uno de sus caracteres. Por ejemplo todas las palabras que empiezan por Lind, y terminen con cualquier letra.

 

  • Asterisco (*): Podemos emplearlo cuando deseamos hacer una búsqueda más genérica. Por ejemplo de todas las palabras en nuestra hoja de cálculo que terminen en “ando”.

 

¿Y que hay de cuando necesitamos buscar un asterisco o un signo de interrogación? No hay de que preocuparse, añade tan solo el símbolo de onda (~) al frente.

 

 5. COMENZAR UNA NUEVA LÍNEA DE TEXTO EN UNA MISMA CELDA.

Probablemente ya sepas de sobra que presionar ENTER en Excel te lleva a escribir en otra celda adyacente. ¿Cómo hacemos entonces para separar el texto de una celda en dos líneas? Para esos casos existe un método abreviado: ALT+ENTER. Los usuarios Mac conseguirán el mismo resultado presionando CONTROL-OPTION-RETURN.

6. CREAR UNA NUEVA PLANTILLA PARA DAR FORMATO A TUS GRÁFICOS.

Este es quizás uno de los trucos que más he empleado y más valoro, quizás por la naturaleza de mi trabajo con frecuencia vinculado a la creación de gráficos. Crear una serie de gráficos para un reporte usualmente representa que deberás dar formato personalizado a un gran grupo de gráficos similares. Si empleas técnicas de visualización de información para optimizar al máximo el mensaje gráfico a comunicar de seguro el dar formato a cada uno de los gráficos te consumirá una gran cantidad de tiempo. La solución entonces es diseñar tu propia plantilla de formato, con la que puedas crear y dar formato a tus gráficos de forma veloz. ¡No imaginan cuanto tiempo he ahorrado gracias a esta funcionalidad!

Lo primero que deben hacer es crear un gráfico en Excel. Luego dedica un especial esfuerzo en personalizar todas las opciones de formato, mejorando su diseño hasta alcanzar la apariencia que deseas darle a todos los gráficos que vas a crear.

Ahora, para salvar su formato y apariencia (más no sus datos) como plantilla en Excel 2013 deberás hacer clic derecho sobre el gráfico y seleccionar la opción Guardar como plantilla.

 

Dale un nombre a tu nueva plantilla que puedas fácilmente recordar  dale clic al botón Guardar. Excel automáticamente guardará tu gráfica personalizada como un archivo de extensión tipo Chart Template File *(.crtx), localizado en una carpeta donde por defecto se guardan las plantillas de Microsoft.

¡Listo, ya dispones de una nueva plantilla! La próxima vez que vayas a crear un gráfico puedes emplear tu plantilla personalizada. Será tan sencillo como seleccionar los datos que deseas graficar, ir al menú Insertar, apartado Gráficos, comando Gráficos recomendados. Una vez allí seleccionas en la pantalla emergente la pestaña Todos los gráficos y en la carpeta Plantillas podrás acceder a tus plantillas recientes. ¡Diseñas una vez y lo aprovechas todas las veces que quieras!

 7. CARGAR LA FECHA ACTUAL EN UNA CELDA.

Este es simple. Realmente simple pero útil. Si deseas cargar la fecha actual en una celda usa el método abreviado CTRL + ; (punto y coma). Al pulsar una combinación de teclas como CTRL + ; (punto y coma) para insertar la fecha actual en una celda, Excel “toma una instantánea” de la fecha actual y luego inserta la fecha en la celda. El valor de la celda es estático, no cambiará.

8. ESCONDER DATOS EN UNA TABLA.

Casi todos los usuarios de Excel conocen como esconder los datos de una hoja haciendo clic derecho sobre una columna y seleccionando el comando Ocultar. ¡Es muy fácil notar cuando hay columnas o filas ocultas en un libro! Para mi la mejor opción para ocultar datos es hacerlo empleando opciones de formato de celdas.

Selecciona el área que deseas ocultar, haz clic derecho, selecciona el comando Formato de celdas, elige la categoría Personalizada y en la caja Tipo escribe ;;; (tres signos de punto y coma). Haz clic en OK. Ahora en lugar de tus valores verás celdas aparentemente en blanco. Se podrán ver aun los valores que contienen estas celda al seleccionarlas,  en el visor de la barra de formulas.

Para complementar este truco lo ideal es proteger la hoja de cálculo con contraseña, bloqueando y ocultando el contenido de las celdas que contienen tus datos secretos. Al hacerlo no quedará ni rastro en la barra de fórmulas.

9. FORMATEAR GRANDES VALORES Y MOSTRARLOS COMO MILES O MILLONES.

¡Cuanto agradezco recibir una tabla de datos con el formato correcto! Darle el formato adecuado a nuestros datos ayuda a limpiar ese ruido innecesario que solo afecta el mensaje que queremos comunicar.

Un truco que con frecuencia empleo para reducir un poco el ruido en tablas es darles formato para redondear grandes números del orden de miles o millones. ¡Es mucho más sencillo trabajar con las versiones redondeadas de los números que con los valores exactos!

Primero selecciona el rango de datos al que deseas darle formato. A continuación haz clic derecho sobre los mismos y selecciona el comando Formato de celdas. En la ficha Número selecciona la categoría Personalizada y en la caja Tipo escribe: [>=1000000]0..” M”;[>=1000]0.” K”;0

Este formato personalizado hará que visualices los datos de esta forma

También puede interesarte  LIBRO DE 33 secretos de excel que nadie te conto que te salvara la vida http://contafinanzas.net/2016/12/02/33-secretos-de-excel-que-nadie-te-conto-aprenda-facil/

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